21/8 2025

E-facturatie verplicht vanaf 2026? Niet als je op deze lijst staat!

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor bijna elke Belgische ondernemer. Dat klinkt heftig – en dat is het ook. Maar... er zijn uitzonderingen. En misschien hoor jij daar wel bij. In deze blog leggen we het je simpel uit: wie moet e-factureren, wie niet, en waar je op moet letten als je klanten hebt die vrijgesteld zijn.

Wat is e-facturatie precies?

We hebben het hier niet over een PDF die je mailt naar je klant. Een echte e-factuur is een digitaal bestand in een vast formaat (zoals Peppol BIS 3.0), dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Geen gesleur meer met bijlagen – gewoon rechtstreeks van jouw systeem naar dat van je klant.

Wie moet e-facturen sturen vanaf 2026?

Heel kort:
- Alle btw-plichtige bedrijven in België
- Die producten of diensten leveren aan andere btw-plichtige bedrijven
- En waarbij de factuur betrekking heeft op een btw-belaste transactie in België

Werk je dus B2B én factureer je met btw? Dan moet je overstappen. Punt.

mogelijke klanten milly light numnum

Maar... jij hoeft misschien niks te veranderen als je op deze lijst staat:

Er zijn vier grote uitzonderingen. Herken jij jezelf hierin? Dan ben je (voorlopig) vrijgesteld van de e-factuurplicht.

1. Je zit in een faillissement

Is je onderneming failliet verklaard? Dan hoef je geen e-facturen meer te sturen of te ontvangen.

2. Je hebt enkel een Belgisch btw-nummer, maar geen vaste vestiging

Heb je geen vaste plek in België (zoals een kantoor, werkplaats of magazijn)? Dan valt e-facturatie voor jou buiten scope.

3. Je werkt met een forfaitair btw-stelsel

Ben je een kleine ondernemer met een forfaitaire regeling (bijv. in de horeca of landbouw)? Dan moet je nog niet overschakelen. Al zal die regeling tegen 2028 sowieso verdwijnen.

4. Je levert enkel vrijgestelde prestaties (art. 44 Btw-wetboek)

Denk aan dokters, verzekeringsmakelaars, of onderwijsinstellingen. Zij hoeven geen e-facturen te sturen, omdat hun diensten volledig btw-vrij zijn.

Let op: zelfs als jij geen e-facturen moet sturen, moet je ze wél kunnen ontvangen

Vanaf 2026 moet bijna elke onderneming met een Belgisch btw-nummer ook e-facturen kunnen ontvangen. Alleen bedrijven zonder vaste inrichting of die failliet zijn, ontsnappen daaraan. Zorg dus dat je boekhouding of facturatiesoftware daarop voorbereid is.

Mag je nog een PDF sturen?

Neen, niet als je onder de verplichting valt. Vanaf 2026 moet je een e-factuur sturen via het Peppol-netwerk of in een formaat dat voldoet aan de Europese norm EN16931. PDF, Word of Excel tellen dan niet meer als een "echte" factuur.

numnum work

Wat moet je nu doen?

  1. Check of je onder de verplichting valt
     
  2. Zorg dat je software Peppol-ready is
    Factureer je al met NumNum? Dan ben je al op weg. Zo niet, dan is dit hét moment om over te schakelen.
     
  3. Communiceer met je klanten
    Je mag vanaf 2026 geen gewone facturen meer sturen naar bedrijven die onder de verplichting vallen. Let op: ze mogen jouw papieren of pdf-factuur zelfs weigeren.

Nog vragen? Laat het ons weten

Bij NumNum volgen we de regels op de voet en zorgen we dat jij er geen omkijken naar hebt. Zit je met vragen over jouw situatie? Of wil je overstappen naar ons facturatiepakket dat e-facturatie automatisch voor jou regelt?

Start vandaag je gratis proefperiode